Editar y compartir documentos online

Muchas veces nos planteamos la necesidad de tener un documento accesible de varias maneras, incluso varias copias de seguridad.

Para ello podemos usar multitud de servicios que están disponibles en la Red y que nos pueden hacer fácil nuestra vida, de tal manera que podamos tenerlos accesibles siempre y, además, poder compartirlos en redes sociales, hacerlos visibles en nuestros blogs o crear grupos de trabajo que nos permitan mejorarlos o trabajar con más personas.

Pueden parecer muy difíciles, pero todos ellos son sencillos de manejar (os remito a la entrada de Issuu que publiqué hace un tiempo para implementar en sitios web) y nos permitirán trabajar, bien en equipo, bien simplemente haciendo nuestros archivos accesibles en la Red para poder dar charlas, conferencias o, simplemente, para que lo puedan ver nuestros contactos. Vamos allá.

Google Docs: trabaja en grupo y comparte donde quieras.

Por supuesto, cuando hablamos de esto compartir archivos, Google es el primer servicio del que hablar. Con tener una cuenta de Google (la que incluye una cuenta de Gmail para el correo) permite crear, subir y compartir documentos de varios tipos (documentos de texto, hojas de cálculo, presentaciones, formularios y dibujos) que nos permitirán trabajar solos o en equipo. Podemos crear archivos desde cero directamente desde su propia web o subir un documento ya hecho (teniendo en cuenta los límites de 1 mb para documentos y hojas de cálculo o los 10 mb para las presentaciones, más el límite general de 1 giga para archivos).

Si trabajamos solos, nuestro documento será privado y sólo podremos verlo nosotros, aunque podremos compartirlo para ser visto mediante una dirección que podremos obtener en el panel de compartir. La fórmula de trabajo es muy Google, como siempre con un escritorio en el que veremos todos nuestros archivos, pero que también podremos organizar por carpetas. Pero también podemos compartir los archivos para poder ser editados por grupos de trabajo, y en todo momento podremos ver quiénes está editando el archivo y qué partes en tiempo prácticamente real, incluso con la posibilidad de poder utilizar el chat para ir compartiendo cambios o comentarlos. Como el objetivo que tengo no es el de explicaros todo lo que hay sino siempre picaros, os dejo el enlace a la ayuda correspondiente de Google, en la que viene (como casi siempre) muy bien explicado. Ah, como una imagen vale más que mil palabras, Google Docs también tiene su canal en YouTube.

Dropbox: algo más que colaborar.

Dropbox es un servicio que nos permite tener dos gigas (sí 2 GB) para tener copias de seguridad de los archivos importantes. La ventaja que tiene este servicio es que no sólo se puede usar desde la web, sino que tiene cliente para diferentes plataformas. Así, con el cliente para Mac, Linux o Windows, tendremos una carpeta que se sincronizará automáticamente con nuestra cuenta. Pero no sólo tiene clientes para esos sistemas, sino que también podemos llevarlo en nuestro móvil si tenemos iOS (vamos, iPhone o iPad), Blackberry o Android.

El principal problema que puede tener este servicio es que está en inglés, pero al integrarse con nuestros sistemas de archivos (se crea una carpeta en la que dejar los archivos que queramos sincronizar) lo convierten en una buena opción para conseguir tener copias accesibles a través de cualquier aparatejo que tengamos a mano, con un máximo de seis dispositivos, si no recuerdo mal con la cuenta gratuita.

Y no sólo eso, sino que podemos compartir carpetas con nuestros contactos en Dropbox, de tal manera que podemos enviar un enlace para que cualquiera se dé de alta en el servicio (lo cual también nos dará un poquito de espacio más gratis) y pueda acceder a esos archivos. Daos cuenta que aquí no he hablado de más límites que la propia cuenta, con lo que puede estar bien para compartir archivos de gran tamaño, especialmente multimedia. Y de regalo 3 ideas para usar Dropbox que igual no se nos han pasado por la cabeza (visto en Incubaweb).

Compartir archivos: Issuu, FileSocial, Scribd y Slideshare

Estas cuatro plataformas en sí mismas no valen para trabajos colaborativos como sí valen Dropbox o Google Docs, pero sí nos permiten compartir documentos online. Mientras Issuu, Scribd y Slideshare nos permiten compartir documentos de prácticamente cualquier tipo (archivos de texto, presentaciones, etc), compartirlos en redes sociales cada vez los subimos o los que nos interesen o insertarlos en nuestros blogs bien de manera directa con plugins en el caso de WordPress o insertando el código que nos dará la web  (mención aparte merece el servicio SmartLook de Issuu que ya comenté en esta entrada), FileSocial nos permite subir documentos que posteriormente podremos compartir en Twitter, simplemente iniciando sesión con nuestra cuenta de Twitter vía oAuth (vamos, permitiendo a la aplicación acceder a nuestro Twitter sin dar la contraseña) y permitiéndonos describir lo que subimos en 110 caracteres, ya que nos tiene que quedar sitio para el enlace.

Con Filesocial compartir documentos en Twitter es muy fácil

Sin duda, con estas opciones podemos conseguir que lo que queramos compartir podamos hacerlo fácilmente allá donde queramos. Incluso permitiéndonos trabajar en grupo, cuando sea necesario compartir y modificar documentos entre varios usuarios. Venga, a trastear 😉

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